서류 자동화 프로그램 개발은 업무 매뉴얼에서 시작됩니다

2012.08.02 조회 1416

우리비엔씨는 청소용 몹(MOP)을 수출하는 제조사 ㈜대고의 바이어 무역서류 관리 프로그램(2012년)과 건설 현장의 안전서류 자동 매칭 시스템(2024년)을 개발했습니다. 두 프로젝트를 거치며 확인한 것은, 서류 자동화 프로그램 개발의 핵심이 서식을 예쁘게 찍어 내는 데 있지 않고 “같은 정보를 여러 서류에 다시 옮겨 적는 일”과 “어떤 서류가 필요한지 매번 찾는 일”을 없애는 데 있다는 점입니다. 이 글은 대고가 개발 당시 건네준 실제 업무 매뉴얼을 따라가며 그 과정을 정리한 기록입니다.

대고 바이어 무역서류 관리 프로그램의 Proforma Invoice 미리보기 화면 - 인보이스 번호 REV.A, P/O 번호, 품목, 금액, Volume Details 표시

㈜대고 무역서류 관리 프로그램의 Proforma Invoice 미리보기 (2012년, 바이어 정보는 가림 처리)

고객사가 건넨 24단계 업무 매뉴얼

개발을 시작할 때 대고 해외영업 담당자로부터 ‘무역 서류업무 진행과정’이라는 문서를 받았습니다. 오더 수취부터 수출보험 수수료 납부까지 24단계로 나뉘어 있었고, 단계마다 누구에게 무엇을 전달하는지, 어떤 실수를 조심해야 하는지가 빼곡하게 적혀 있었습니다. 새로 온 담당자가 읽고 그대로 따라 할 수 있도록 쓴 인수인계 문서였는데, 개발자 입장에서는 이만한 요구사항 문서가 없습니다.

구간	매뉴얼의 주요 단계
주문·생산	PO 수취 → 생산요청서 작성 → 사양서 대조·결재 → 생산팀 전달 → 선적일 수취
견적·대장	월별 선적대장 기록 → 원가팀 가격 수취 → Proforma Invoice(PI) 작성·결재·발송 → 선적대장에 PI 번호 반영
선적 서류	바이어용 Commercial Invoice(CI)·Packing List(PL) → 중국 생산분 계약서·CI·PL → 부킹 → 픽업 요청 → 수출신고 → Check B/L → 미국행 ISF
마감·정산	운임 지출결의 → 원산지증명 → 원본 서류 발송·Shipping Notice → 수출보험 등록 → 월말 실적 정리 → 보험 수수료 지출결의

같은 정보가 몇 번이나 다시 적히는가

매뉴얼을 처음부터 끝까지 읽으며 한 가지만 표시해 봤습니다. “앞 단계에서 이미 적은 정보를 여기서 또 적는가?” 결과는 아래와 같습니다.

정보	처음 들어오는 곳	다시 적는 곳
바이어, PO 번호, 아이템, 수량	PO 수취	생산요청서, 월별 선적대장, PI, CI·PL, 중국 서류
단가	원가팀 (바이어 가격·공장 가격)	PI(바이어 가격), 중국 서류(공장 가격)
선적일, 선적방법, 포워딩 업체	생산요청서 회신, 포워딩 업체	선적대장, PI, 부킹 전달, Check B/L 대조
PI 번호	PI 작성	선적대장, CI·PL(같은 번호 사용), Check B/L 확인
무게, 박스 수, CBM	PI의 Volume Detail 계산	PL, 운임 문의, 픽업 요청서

중국에서 생산해 선적하는 주문 하나를 예로 들면, 매뉴얼대로라면 PI 1장, 바이어용 CI·PL 2장, 공장→대련 사무소와 대련 사무소→본사로 이어지는 계약서·CI·PL 두 묶음 6장이 필요합니다. 같은 주문 정보가 최소 9장의 서류에 들어가고, 쿠리어 발송분이 있으면 3장이 더해져 12장이 됩니다. 여기에 생산요청서와 선적대장 기록은 별도입니다.

이 반복이 왜 문제인지는 매뉴얼 곳곳의 경고 문구가 말해 줍니다. “단위 주의할 것”, “수정 시 REV.A, B 붙일 것”, “CI·PL 번호는 PI와 동일하게”, “바이어 서류와 대조하며 체크할 것”. 사람이 옮겨 적는 횟수만큼 틀릴 자리가 생기고, 그 자리를 경고 문구로 막고 있었던 셈입니다.

매뉴얼 속 규칙이 프로그램 화면으로 바뀐 모습

서류 자동화에서 가장 중요한 작업은 매뉴얼에 문장으로 적힌 규칙을 찾아 데이터와 계산식으로 바꾸는 일입니다. 대고 프로그램 화면에는 그 흔적이 그대로 남아 있습니다.

매뉴얼의 문장	프로그램 화면에서
“가격 입력 시 단위 주의 – PC / PACK / INNER CTN”	품목 정보에 Unit Code, PCS/PACK, Box Packing(CTN) 칸을 두어 품목마다 단위를 한 번만 저장
“PI 수정 시 처음 번호 뒤에 REV.A, REV.B”	PI 번호가 DC-120510REV.A 형식으로 발행됨
“Gross weight: 해상 선적 시 Net weight × 1.12”	PI의 Volume Details에서 Net 1,560.40kg → Gross 1,747.65kg (1,560.40 × 1.12)
“HS CODE – Mop 9603.90, Millentex 6307.10”	품목마다 HS Code(9603.90.000)와 Item Category(MOP)를 저장
“Mop / Millentex 구분해서 표기”, “월말 실적 정리”	종합실적조회에서 MOP·MTEX·기타별 수량과 금액을 바이어·품목 단위로 집계하고 엑셀로 저장

대고 무역서류 관리 프로그램의 PRODUCT 정보관리 화면 - 품목별 Box Packing, PCS/PACK, Unit Code, HS Code, Item Category 입력

품목 정보 화면. 단위, 박스 포장 수량, HS Code를 품목에 한 번 저장해 두면 서류마다 다시 찾을 필요가 없습니다.

위 PI 화면의 무게 계산을 보면, 매뉴얼의 “Net weight × 1.12” 규칙이 그대로 들어가 있습니다. 담당자가 계산기를 두드리던 일이 품목 정보와 수량만으로 끝나는 구조입니다. 메뉴도 매뉴얼의 순서를 따라 Order 등록 → Invoice 등록 → Invoice 확정 → 종합실적조회로 이어지고, 바이어·품목·판매자(SELLER) 정보는 따로 관리합니다.

대고 무역서류 관리 프로그램의 종합실적조회 화면 - 주문기간별 바이어, 품목, MOP, MTEX 분류별 수량과 금액 집계

종합실적조회. 주문기간을 정하면 품목 분류(MOP·MTEX·기타)별 수량과 금액이 집계됩니다. (바이어명은 가림 처리)

프로그램에 맡길 일, 사람이 계속할 일

24단계를 전부 프로그램이 대신할 수는 없습니다. 서류 자동화를 설계할 때 먼저 하는 일은 이 둘의 경계를 긋는 것입니다. 경계를 잘못 그으면 외부 업체와 주고받는 일까지 억지로 프로그램에 넣다가 오히려 일이 늘어납니다.

프로그램이 맡기 좋은 일	사람이 판단해야 하는 일
같은 주문 정보를 여러 서류에 채우기	대표·임원 결재, 원가팀 가격 결정
무게·박스·CBM 같은 정해진 계산	관세사 수출신고, 포워딩 업체 운임 견적
인보이스 번호와 개정 번호(REV) 부여	Check B/L을 받아 서류와 대조하고 수정 요청
선적대장·월말 실적 같은 누적 집계	바이어마다 양식이 다른 ISF 같은 예외 서류

오른쪽 칸의 일도 결국 왼쪽에서 만든 서류를 들고 진행됩니다. 그래서 프로그램은 “사람이 판단하는 단계에 들어갈 서류를 틀림없이 준비해 주는 것”에 집중하는 편이 맞습니다.

서류 자동화의 또 다른 형태: 필요한 서류를 골라 주기

대고 프로젝트가 ‘같은 내용을 여러 서류에 쓰는 일’을 줄였다면, 12년 뒤 개발한 건설 안전서류 자동 매칭 시스템은 다른 종류의 서류 문제를 풀었습니다. 건설 현장에서는 서류를 쓰는 것보다 “이번 공사에 어떤 서류가 필요한가”를 찾는 데 시간이 더 들었습니다. 공사 단계(계약·착공·시공)와 건물 높이, 구조물 특성, 크레인 투입 여부에 따라 필요한 서류가 달라지기 때문입니다.

건설 안전서류 자동 매칭 시스템의 안전서류 출력 화면 - 공통, 시공사, 감리 파일 목록과 법령, 내규 기준 표시

건설 안전서류 자동 매칭 시스템. 공사 정보를 입력하면 공통·시공사·감리별로 필요한 양식만 법령·내규 기준과 함께 나옵니다.

구분	무역서류 관리 (㈜대고)	건설 안전서류 자동 매칭
개발 시기	2012년 6~7월	2024년 3~6월
담당자의 질문	“이 주문 정보를 또 어디에 써야 하지?”	“이번 공사에 어떤 서류가 필요하지?”
자동화 방식	작성 자동화: 주문·품목·바이어를 한 번 등록하면 인보이스와 실적 집계로 이어짐	선별 자동화: 단계·현장 조건을 입력하면 미리 연결해 둔 서류만 목록으로 제시
핵심 데이터	품목별 단위·포장·HS Code, 바이어 정보	서류별 ‘어떤 단계, 어떤 조건에서 필요한가’
사용 기술	C#, SQL Server 2008 R2	C#, DevExpress WinForms, SQLite

회사마다 서류 문제는 이 두 가지 중 하나이거나, 둘이 섞여 있습니다. 상담할 때 어느 쪽 문제가 더 큰지부터 확인하면 프로그램의 모양이 빨리 잡힙니다.

서류 자동화 상담 전에 준비하면 좋은 자료

자료	왜 필요한가
업무 매뉴얼, 인수인계 문서	대고의 24단계 매뉴얼처럼 단계·담당·주의사항이 적혀 있으면 그대로 요구사항의 뼈대가 됩니다. 메모 수준이어도 충분합니다.
실제 서류 작성본 (종류별 1부)	칸마다 어떤 값이 어디서 오는지 확인합니다. 거래처 정보는 가려서 주셔도 됩니다.
지금 쓰는 엑셀 대장	선적대장, 실적표처럼 누적·집계하는 항목이 무엇인지 보여 줍니다.
계산식과 번호 규칙	“Net × 1.12”, “수정 시 REV.A” 같은 규칙이 그대로 프로그램 로직이 됩니다.
예외 사례	바이어가 지정한 HS 코드, 두 공장 제품을 함께 선적할 때의 박스 번호 순서처럼 ‘가끔 있는 일’이 설계를 좌우합니다.

자주 묻는 질문

Q. 지금 쓰는 서식 모양 그대로 출력할 수 있나요?

네. 복잡한 서식은 별도 리포팅 도구로 구현해 표, 서명란, 회사 정보 위치까지 기존 양식에 맞춥니다. 위 대고 PI 화면처럼 미리보기로 확인한 뒤 인쇄하거나 파일로 저장하는 방식입니다. 필요하면 월별·일별 통계 자료도 함께 만들 수 있습니다.

Q. 양식이나 계산 규칙이 나중에 바뀌면 어떻게 하나요?

바뀔 가능성이 높은 값은 코드에 박아 두지 않고 품목·바이어 정보나 기준 데이터로 빼서 설계합니다. 납품 후 1년간은 무상 하자보수를 하고, 그 이후의 양식 추가나 규칙 변경은 건별로 요청을 받아 견적을 드립니다.

Q. 업무 매뉴얼이 없어도 의뢰할 수 있나요?

가능합니다. 대고처럼 정리된 문서가 있으면 좋지만, 실제 서류 몇 장과 엑셀 대장만 있어도 됩니다. 상담은 대표 개발자가 직접 진행하면서 업무 흐름을 같이 정리합니다.

Q. 개발 기간은 어느 정도 걸리나요?

서류 종류와 규칙의 양에 따라 다릅니다. 대고 무역서류 관리 프로그램은 2012년 6~7월 약 2개월, 건설 안전서류 자동 매칭 시스템은 2024년 3~6월 약 4개월이 걸렸습니다. 첫 상담에서 서류 목록을 보고 범위와 기간을 함께 잡습니다.